I et digitalt bureau som Ackermann er vores kerneforretning relativt ligetil. Vi får en række henvendelser ind hver måned via egen markedsføring.
Disse henvendelser behandles så af vores salgsteam, som, når en virksomhed skriver under på en kontrakt, overdrager ansvaret for kunden til vores produktteam, som vi også kalder “produktteamet”. Vi har to typer af kundeopgaver - projektkunder og løbende kunder.
Projektkunderne er kunder, som køber ét projekt af gangen.
Det er typisk virksomheder, som har en fast defineret opgave, som de ønsker vores hjælp og rådgivning til. Et eksempel på en sådan virksomhed kan være en, som har et ønske om at få afholdt en enkeltstående workshop, hvor en af vores konsulenter tager ud til kunden og sparrer med dem om deres konkrete udfordringer i deres e-mailmarketing.
En løbende kunde er derimod en virksomhed, som har behov for vores løbende hjælp og rådgivning.
Det kan f.eks. være en webshop, som ønsker at få os tilknyttet fast til eksempelvis ugentlig sparring, eller som måske vil have os til at hjælpe dem med at varetage hele eller dele af driften af deres e-mail kanal.
Mere fundamentalt kan det dog siges, at en projektkunde faktureres én gang, mens en løbende kunde faktureres, ja, løbende.
Denne lille, men alligevel markante forskel, er fundamental for at forstå måden vi i Ackermann driver økonomistyring på.
I dette indlæg ønsker jeg at give dig et indblik i de metoder, som ligger bag vores måde at drive økonomistyring på, hvilke værktøjer vi bruger, udfordringer som vi har stået over for og hvordan vi er gået til dem.
Indlægget kan med stor sandsynlighed primært bruges af personer, som sidder med hele eller dele af ansvaret for økonomistyring i en B2B virksomhed.
Faktureringsoverblik i Monday.com
Dette er moderskibet for vores økonomistyring. Vores Billing-board i vores Monday.com værktøj kan bedst beskrives som et excel-ark på steroider, hvorfra al økonomistyring udgår fra.
Vores Billing-board er bygget op af en række rækker og kolonner.
Én række er én faktureringsenhed - det vil sige én opgave, som så enten kan være en løbende opgave, eller en projektopgave.
Af kolonner har vi bl.a. navn på kunden, varenummer, den e-mailadresse som skal have fakturaen tilsendt, hvem fra produktteamet der får omsætningen fra opgaven tilskrevet, om opgaven er løbende eller projekt, om den skal faktureres medio eller ultimo måned og en række andre datapunkter. Hertil kommer selvfølgelig kolonnerne for årets måneder “januar”, “februar” osv.
Når en person fra vores salgsteam lukker en aftale med en kunde, går han eller hun derfor ind i vores Billing-board, opretter opgaven, udfylder kolonnerne med diverse data, samt indsætter de beløb der skal faktureres i de respektive måneder der kommer.
Vigtige take-aways fra vores faktureringsoverblik
Der kan nævnes en række vigtige take-aways fra opbygningen og arbejdet med vores faktureringsoverblik i Monday.
Først og fremmest er det vigtigt at nævne opdelingen af opgaver i form af rækkerne i boardet. En kunde, som vi laver en aftale med, kan sagtens have flere rækker.
Antallet af rækker på en kunde korresponderer med antallet af købte services. Hver række har sit eget varenummer, som vælges fra en dropdown. Når kunden så faktureres kan personen, som opretter fakturaen ud fra de oprettede rækker i Monday, nemt og hurtigt se hvor mange varelinjer der skal være på fakturaen, hvilke varenumre der skal bruges og hvad prisen er på hver vare.
I tillæg hertil er kolonnen “faktureringsfrekvens” afgørende. I Ackermann fakturerede vi tidligere kun en gang månedligt, som altid var i slutningen af en måned, og altid fremadrettet.
Dette gav nogle udfordringer med eksempelvis løbende kunder som vi lukkede d. 10. i måneden. Her startede vi typisk arbejdet op og fakturerede så i slutningen af måneden. Udfordringen her var at vi derfor leverede cirka 20 dages arbejde uden beregning. Derfor besluttede vi, at kunder, som kommer ind i første halvdel af måneden, faktureres medio måneden, mens kunder der lukkes i anden halvdel af måneden faktureres ultimo måneden.
På den måde forbedrede vi vores likviditet. Alternativet hertil var at vi blot fakturerede i det at en kunde kom ind, men dette passede dårligt ind i vores operation eftersom at vi var nervøse for at den sporadiske fakturering kunne komme til at skabe unødigt rod.
En tredje learning er brugen af “personer” på hver fakturalinjer. I vores Billing-board kobler vi både en “Lead” og en “Account Manager” på hver række. Dermed bliver omsætningen på hver "vare" tilskrevet både den der udfører opgaven, og den som har lukket aftalen. På den måde bruger vi data fra vores Billing-board til at holde øje med hvor meget omsætning vi hver måned har på den enkelte konsulent, for på den måde at overvåge og arbejde med vores rentabilitet.
Ligeledes bruger vi det, at omsætningen også tilskrives Account Manageren, som i vores virksomhed er sælgeren, til at monitorere hvordan de forskellige i vores salgsteam bidrager til de månedlige resultater.
Som en fjerde learning kan det nævnes, at hver række ligeledes markeres som enten “projekt” eller “løbende”. På den måde har vi godt overblik over hvor meget af vores omsætning der månedligt er abonnements-omsætning (løbende) og hvor meget der er one-off omsætning og som dermed er “væk” næste måned. Dette er vigtigt eftersom at vi ønsker at arbejde henimod mest muligt MRR (Monthly Recurring Revenue) for at give os det bedst mulige grundlag for at kunne vækste.
Sidst, men bestemt ikke mindst, så er feltet “sidste faktureringsdato” afgørende. Dette felt bruger vi til at indsætte den dag, som er sidste dag vi fakturerer en kunde. Det bruges kun på løbende kunder.
Én dag efter at den dato indtræffer, rykker Monday automatisk opgaverækken ned i gruppen “Churned”. På den måde har vi også fået bygget en churn-analyse/overblik ind i vores Billing-board, så vi kan holde øje med hvor meget løbende omsætning vi taber hver måned.
E-conomic som regnskabsprogram
Denne er der ikke meget magi over, men alligevel et essentielt værktøj. E-conomic er vores regnskabssystem og vi benytter det til at udsende fakturaerne, som oprettes manuelt ud fra vores Billing-board i Monday, samt styre al bogføring mv. Det er i E-conomic at vores regnskab styres fra. Før E-conomic benyttede vi os af Dinero.
Reepay
Uden at skulle mudre billedet til, er det også vigtigt at nævne Reepay. Reepay er et værktøj som gør det muligt automatisk at opkræve betalinger via kreditkort.
Dette bruger vi til nogle bestemte løbende opgaver. Størstedelen af vores omsætningsbase er klassiske rådgivnings- og konsulentopgaver, men vi har også en del af vores omsætning som kommer fra licenssalg. Her modtager vi hver måned betalinger fra virksomheder, som køber software-licenser via os. Det kan eksempelvis være til en e-mailplatform.
Disse betalinger opkræver vi typisk via Reepay. Betalingerne her kan svinge fra alt mellem eksempelvis 400 kr og op til 10.000 kr pr. måned. Fordi beløbene kan være meget små og variere i størrelse, benytter vi os af Reepay. Her modtager kunden en e-mail fra med link til en betalingsside. Når kundens licens så stiger, kan vi nemt hæve beløbet der trækkes via Reepays kontrolpanel. Det gør denne del af vores forretning meget nem at administrere.
Betalinger via Pleo og Corpay
Pleo er måske et af de værktøjer i vores økonomistyring, som jeg er allermest glad for at vi har fået implementeret. Jeg husker stadig tilbage til de første år, hvor jeg hver måned fik en excel-fil tilsendt med udgiftsposter, som jeg skulle finde bilag til. Det var, for at sige det mildt, ganske bøvlet. Da vi fik Pleo implementeret ændrede dette sig fra den ene dag til den anden.
Før havde jeg ét kreditkort, som var koblet direkte op på vores bankkonto. Det var bøvlet, usikkert og jeg sad hver måned og brugte uffatelig lang tid på at finde kvitteringer og bilag. Med Pleo kan vi nemt give firmakort til diverse medarbejdere, vi kan nemt ‘tanke’ Pleo kortene op, alle kan se hvilke bilag man mangler at uploade, vi har god indsigt i vores månedlige forbrug på tværs af kategorier og meget andet. Pleo har været en game-changer.
I tillæg til Pleo skylder jeg også at nævne Corpay. Corpay bruger vi til at styre betalingsflow på alle de fakturaer, som vi modtager og som vi ikke kan betale med kreditkort. Når vi i dag modtager en faktura, som vi skal betale, sender vi den ind i Corpay, som automatisk aflæser både betalingsdetaljer, beløbet der er tale om, betalingsdato og meget andet. Herefter godkender eller afviser min COO så regningen. Alternativet hertil var at betalingen skulle oprettes i vores netbank, som jeg så skulle tilgå og godkende. Bøvlet og dumt.
Econocare
Dette er ikke et smart værktøj, men derimod navnet på den konsulentvirksomhed, som hjælper os med vores økonomistyring. Econocare drives af Bettina Sejling, som har en række konsulenter tilknyttede. Bettina og hendes team hjælper os med bogføring af bilag, måneds afslutning, opfølgning på debitorer samt løbende rådgivning ift. den overordnede økonomiske performance.
Debitor Handling i Monday
Nu vender vi igen blikket tilbage i Monday. For når en kunde og dertilhørende opgaver er oprettet i vores Billing-board, fakturaerne på den baggrund er oprettet i Economic og de herefter er blevet sendt ud, ja så er der altid nogle fakturaer som går over forfald. Sagt med andre ord - der er altid nogle kunder som er langsomme til at betale. Dette var et ekstremt ubetydeligt problem i starten af Ackermanns historie, men i takt med at vi er vokset, kunderne er blevet flere og behovet for likviditetsstyring er vokset, så er vigtigheden af god debitor styring ligeledes blevet mere udtalt.
Tidligere var det sådan, at Bettina fra Econocare sendte os en liste en gang månedligt med kunder, som ikke havde betalt. Herefter kunne vi så gå i gang med at rykke. Problemerne med denne metode er mange. Forestil dig at e-mailen fra Bettina lander og en sælger skal rykke kunden. Sælger rykker kunden, som lover at betale. Efter 3-4 dage er der stadig ikke betalt. Bettina ser dette og sender herefter endnu en status med kunder, som ikke har betalt. Sælgeren får dog ikke lige rykket videre før efter 3 dage. Dette ved andre dog ikke, eftersom at kommunikationen kører via e-mail og er asynkron.
Derfor byggede jeg vores Debitor Handling-board i Monday. I stedet for at Bettina sender en e-mail med oversigt over dårlige betalere, opretter hun dem nu i boardet i Monday. Her oprettes kunden med navn, hvilket faktura nr. der er tale om, oprindelig betalingsdato, hvem fra vores salgsteam der ‘ejer’ kunden.
Herfra starter sagen så ud fra de tilhørende “status”-felter. Afhængig af hvilket status-felt der vælges, skyder det e-mails til både sælger og Bettina, således at alle parter er opdaterede. Bettina bruger ligeledes den tilhørende “update” funktion på hver debitor til at holde alle opdaterede på udviklingen i arbejdet med at få indkrævet pengene. Ligeledes samler vi også løbende data ind på hvor mange penge vi løbende har ude, hvor meget vi ender med at kreditere, hvor meget vi får ind, primære årsager til de forsinkede betalinger og meget andet. Alt sammen bygget i Monday og uden nogen form for udviklingsarbejde.
Budget123
Budget123 er et software, som er direkte integreret med E-conomic. Budget123 bruger vi til at holde øje med hvordan vi performer økonomisk relativt til vores budgetmål.
I Budget123 har vi vores budget, som vi reviderer løbende afhængig af de ændringer, vi foretager os. Når eksempelvis en medarbejder i vores produktteam starter eller stopper, påvirker dette vores samlede omsætningsmål.
Hvis vi for sjov antager, at man har 10 konsulenter og alle har et månedligt target på 100.000 DKK i faktureringsmål, har du altså et månedligt omsætningsmål på 1.000.000 (ud fra en betragtning at det er din eneste omsætningskilde). Hvis én konsulent så stopper, påvirker det dit budget negativt med 100.000 månedligt.
Det er ændringer som disse, vi løbende opdaterer Budget123 med og det er dette værktøj som vi bruger til at holde øje med hvordan vi - måned for måned - klarer os relativt til vores budgetterede mål.
Hvem gør hvad
I arbejdet med vores økonomistyring er der selvfølgelig involveret en række personer. Som direktør har jeg det overordnede ansvar, men den reelle dag-til-dag håndtering af vores økonomistyring ligger hos min partner og COO, Teis Boysen. Det er Teis som sørger for at der månedligt bliver sendt fakturaer ud og det er Teis som primært har dialog med Bettina/Econocare ift. debitorerne. Jeg sparrer med Teis med udgangspunktet i Budget123, hvor vi løbende og gerne flere gange om måneden kigger på hvordan det ser ud med realiseringen af vores budgetmål. Hvad angår den konkrette oprettelse af fakturaer til vores kunder i E-conomic, med udgangspunkt i Billing-boardet, så har Teis hver måned en af vores kollegaer til manuelt at oprette alle fakturaerne. Bettina/Econocare, som tidligere beskrevet, sørger for at alle bilag bogføres korrekt i E-conomic, at månederne lukkes når bilag er uploadet, at debitorerne oprettes i Debitor Handling-boardet og at vi får den sparring og rådgivning, som vi behøver.
**
Jeg håber at ovenstående kunne tjene til inspiration og måske give idéer til hvordan du kan arbejde med din økonomistyring i f.eks. dit bureau, konsulenthus eller lignende. Har du nogle spørgsmål til nogle af de ovenstående aktiviteteter, eller tankerne bag, så skal du være velkommen til at skrive til mig på ca@ackermann.dk :-)