Vores idé med EmailExpo udsprang fra en udmelding, som jeg kom med internt, om at vi med tiden skulle få meget mere "rock'n'roll" ind i vores egen marketing.
Med det mente jeg, at vi hele tiden skulle gøre vores for at gøre vores brandbygning og tilstedeværelse vildere og vildere. Vi skulle skille os ud fra mængden af bureauer.
Jeg mente - og mener stadig - at alt for mange marketingbureauer er alt for forsigtige, kedelige og langsomme i deres måde at gå til markedet på. Det er ironisk, når man tænker på, at de lever af at få andre virksomheder til at skille sig ud og stå frem på diverse medier.
Derudover var en af de store bevæggrunde bag EmailExpo, at jeg - helt egoistisk - godt kunne tænke mig at lave en e-mailmarketingkonference, hvor jeg kunne invitere lige præcis de talere, som jeg gerne ville have med, og samtidig bygge en konference, hvor jeg kunne ændre ved nogle af de ting, som jeg selv har oplevet ikke fungere på diverse konferencer.
Hvilke tanker gjorde vi os indledningsvist
Først og fremmest er det vigtigt at pointere, at EmailExpo-projektet indledningsvist blev arbejdet på af en meget lille gruppe personer i Ackermann. Vi var alle enige om følgende:
- Det skulle være en 100 % e-mailmarketingkonference.
- I tillæg til oplæggene skulle der også være nogle større eller mindre "wauw"-effekter undervejs i konferencen.
- Der skulle være udstillere tilstede, så vi også fik repræsenteret leverandørsiden
- Det skulle være fedt at være der. Ikke kun for deltagerne, men også for speakers og partners. Der skulle være styr på det.
At finde dato og venue
Efter at vi var blevet enige om de overordnede rammer, skulle vi finde en dato. Vi valgte datoen den 7. oktober cirka ti-elleve måneder forinden og låste os også fast på København som lokation. Datoen blev valgt lettere tilfældigt. For os var det vigtigt at det ikke kolliderede med andre konferencer og samtidig lå på en fredag, da vi antog at det ville være nemmest for deltagerne at få passet ind i deres kalendre.
Herefter gik vi på jagt efter venues. For os var det vigtigt, at venuen også havde "kant", da vi ønskede at konferencen skulle skille sig ud og have noget "wauw"-effekt.
Efter at have fået kontakt og fået en rundvisning, var det klart for os at Scandic Kødbyen kunne noget.
Venuen havde en indretning som var meget anderledes end andre konferencefaciliteter og, vigtigst af alt, så kunne vi se EmailExpo udspille sig i lokalerne.
Scandic Kødbyen var også meget fleksible ift. hvilke lokaler vi skulle bruge og samtidig udviste de stor forståelse for at de planer og tanker, som vi indledningsvist kom med, godt kunne ændre sig i og med at vi på det tidspunkt ikke havde den endelige tidsplan på plads og ej heller var begyndt at sælge billetter.
Hvordan fandt vi speakers og sammensatte tidsplanen
I starten af året gik vi så småt i gang med at lede efter speakers.
Denne opgave påtog jeg mig fuldt ud, da jeg havde et brændende ønske om at finde speakers, som jeg mente at danske e-mailmarketers skulle opleve. Netop derfor var det også vigtigt for mig, at få fundet udenlandske speakers, som kunne give andre perspektiver på e-mailmarketing end dem der er herskende i Danmark.
Jeg havde en idé om at finde speakers inden for følgende kategorier:
- E-commerce e-mailmarketing
- B2B e-mailmarketing
- E-mailmarketing i større organisationer/større setups
- E-mailmarketing fra ESP'ernes perspektiver
- E-mailmarketing fra tech leverandørernes perspektiver
- E-mailmarketing i et content perspektiv
- E-mailmarketing i et legal perspektiv
På den baggrund gik jeg på jagt i mit netværk og mine netværkers netværker. Det kommer måske som en stor overraskelse, men alle speakers til EmailExpo stillede op uden beregning.
Det er ganske almindeligt på danske marketingkonferencer, men alligevel noget som måske vil komme som en overraskelse for nogle læsere. De omkostninger der var forbundet med speakerne var primært i forhold til de udenlandske speakers fly og hotel i København.
I tillæg til speakerne skulle vi selvfølgelig også have udarbejdet en tidsplan. Noget af det, som der blev tydeligt for mig i arbejdet med EmailExpo, var at tidsplanen er alfa omega i forhold til selve eventens kompleksitet. Des flere begivenheder du har på programmet og som eksempelvis foregår samtidig, des mere kompleksitet og des større risiko er der for fejl.
Vi planlagde indledningsvist et program med oplæg i tre rum. Én hovedscene, en mindre scene og et lokale til workshops.
Inden vi dog lancerede tidsplanen, blev det dog tydeligt for os, at tre lokaler ville blive alt for meget koordinering til vores første konference, hvorfor vi fjernede workshops fra vores tidsplan. Derfor endte vi med en tidsplan, der gik på at vi havde to scener.
På hovedscenen var der keynotes og ét af de to track baserede oplæg. Det andet track-baserede oplæg fandt så sted på den lille scene. Du kan se tidsplanen her:
.png)
Hvordan fandt vi partnere
En anden ekstrem vigtig komponent i arbejdet med EmailExpo, var at finde de førnævnte udstillere - eller partnere, som vi også kaldte det.
Her udarbejdede jeg et pitchdeck i Google Slides, hvor jeg beskrev hvor mange deltagere vi forventede, hvilke typer af profiler der ville deltage, tidsplanen for eventen, hvad man som partner fik ud af at deltage og priserne på de tre sponsorpakker, som jeg havde opfundet.
Det var vigtigt for mig, at partnerne fik mere end blot en standplads.
Uden at gå for meget i detaljer med hvad partner fik tilbudt jf. de førnævnte pakker, så var det bl.a. at deres logoer ville blive vist i forskellige af vores webinars i forbindelse med reklame for EmailExpo, at deltagerne ville modtage e-mails med information om at partnerne ville være tilstede, at partnernes logoer ville figurere på websitet og meget andet.
Venteliste, Early Bird billetsalg og det almindelige billetsalg
Da vi skulle i gang med billetsalget ønskede vi at starte ud med at lave en venteliste, så vi kunne få en indikation på hvor mange der rent faktisk havde en interesse i at deltage, og samtidig give os mulighed for at opbygge noget hype.
Vi lancerede vores venteliste i medio marts, hvor vi dirigerede trafik ind på www.emailexpo.dk, som på det tidspunkt havde en formular, som man kunne benytte for at komme på ventelisten til når Early Bird billetterne blev sat til salg. I tiden frem mod at vi åbnede for Early Bird billetsalget, udsendte vi en række e-mails og posts på diverse medier, hvor vi annoncerede forskellige speakers til EmailExpo.
Vi startede Early Bird billetsalget i medio juni og det løb frem til slut august, hvorefter vi overgik til at sælge billetterne til almindelig pris.
70 % af alle solgte billetter blev solgt under Early Bird perioden. I min optik begik vi dog et par fodfejl (og det skriver jeg uden at have et andet sammenligningsgrundlag da det var vores første konference), men at sætte billetter til salg til en B2B marketingkonference midt i industri-sommerferien var måske ikke det klogeste, omend vi dog fik solgt en god potion i juli. Salget døde dog i juli, for så at nå et rigtig godt niveau i august.
Livestream og livestream-billetter
En ting, som vi gjorde lidt anderledes end mange andre marketingkonferencer, var at vi solgte livestream billetter. Jeg havde et mål om at jeg hellere ville lave en konference med 100 fysiske deltagere og så 0 fejl, end en konference med 400 mennesker og tonsvis af fejl.
For mig var det vigtigt at vores debut var god. Derfor havde vi også lejet os ind i nogle lokaler som kun kunne rumme et begrænset antal deltagere. I stedet for - og for at give konferencen noget kant - valgte vi at koble et livestream setup på, således at deltagerne både kunne se oplæg hjemmefra, se oplæggene efter konferencen og samtidig give os rigtig meget godt content til efterfølgende markedsføring.
Til dette fik vi stablet et samarbejde på benene med Vinia Media. Vinia Media tog hånd om det hele - de kom med lys, kamera, lyd, produktionsudstyr og crew. Ligeledes kunne de også stå for billeder på dagen samt vores officielle EmailExpo 2022 aftermovie.
Jeg beskriver senere i dette indlæg hvordan vores billetplatform, Accelevents, gav deltagerne mulighed for at tilgå en virtuel event hub. På denne virtuelle event hub castede Vinia Media så den stream, der blev sendt fra vores hovedscene. Og det skete altså uden nogle problemer overhovedet!
Af vores samlede mængde solgte billetter, stod livestream billetterne for cirka 55 %. Billetterne var prissat til 1.500 DKK i normalpris og 1.000 DKK med Early Bird. Jeg er stadig i tvivl om de var prissat for højt, men ikke desto mindre har vi fået meget ros for livestream-delen af eventen.
Valg af billetplatform
Før at EmailExpo kunne finde sted, skulle vi have solgt nogle billetter og dermed registreret nogle deltagere. Til det skulle vi bruge en billetplatform.
Her var jeg totalt på udebane. Jeg er vant til at kigge på og sammenligne forskellige softwareløsninger, men det at finde en billetplatform var et noget større projekt.
Nogle af de features, som vi primært kiggede efter i de platforme som vi undersøgte, var:
- Mulighed for at tage i mod kreditkortbetalinger
- Hvordan platformens egen betalingsmodel er skruet sammen. Det viste sig, at mange platforme har nogle lidt sjove begrænsninger i forhold til antal deltagere, pris pr. solgt billet, månedlige licenspriser og jeg skal komme efter dig.
- Mulighed for at styre en så stor del af eventen fra platformen, så vi ikke skal ud i at have for mange softwares.
Valget faldt på Accelevents. Accelevents er i min optik ikke perfekt, men det kunne nogle ting som jeg blev begejstret for.
For det første kunne vi bygge hele EmailExpo.dk websitet i Accelevents og derpå også tage i mod kreditkortbetalinger. På websitet kunne agendaen, som vi også oprettede i Accelevents, også blive vist, ligesom at Accelevents også gav mulighed for at deltagerne kunne tilgå eventen via en app og via en såkaldt "virtuel event hub". På både appen og i den virtuelle event hub kunne vi ligeledes vise livestream.
For lige at sikre mig, at jeg får det med, så er her nogle learnings i forhold til brug af Accelevents:
- Problemer med fakturabetalinger. Mange virksomheder vil gerne betale med faktura og for os var det et problem, da det ikke var muligt i Accelevents. Derfor endte jeg med at lave en hurtig-løsning med en Monday formular, som vi linkede til på websitet. Ikke optimalt, men det fungerede:
- Deres app voldede problemer for nogle deltagere. Det var primært ift brugeroplevelsen, hvor nogle deltagere havde svært ved at finde agendaen.
- Én person kunne købe flere billetter. Dette var en standardindstilling, som vi ikke var opmærksomme på. En person kunne købe flere billetter til eksempelvis sine kollegaer. Det er der ikke noget galt i, men når e-mailadressen, der køber billetterne, skal bruges til at logge ind på appen, så skaber det problemer. Hvis du bruger Accelevents og påtænker at bruge deres app og virtuelle event hub, så husk at sæt dine indstillinger således at én billet = én unik person.
Kanaler til salg af billetter
Som tidligere beskrevet var vores salgsstrategi relativt ligetil. Vi fik folk til at tilmelde sig en venteliste for så først sælge billetter til Early Bird-priser, for cirka 1,5 måned før eventen at hæve prisen til "normal"-niveauet.
Vores primære kanal til at sælge billetterne var *trommehvirvel* via e-mail. Langt størstedelen af vores salg kom altså fra vores nyhedsbreve om eventen. Vi supporterede her indsatsen med remarketing-annoncering på både Facebook og Instagram. Vi testede også bred annoncering af, hvor vi dermed ramte folk med markedsføring af konferencen, som ikke kendte os. Det fungerede dog ikke og var alt for dyrt.
Noget vi også gjorde for at markedsføre eventen var at lave konkurrencer med diverse aktører - heriblandt vores partnere. Se hvordan vi bl.a. lavede en giveaway om nogle livestream billetter med Raptor, som var en af partnerne på EmailExpo.
Til næste event er vores salgsstrategi klart noget vi skal kigge nærmere på. Jeg tror at vi, i og med at vi i dag poster mange penge i leadgenerering til vores subscriberliste, får endnu nemmere ved at sælge billetter, men jeg vil også gerne have at vi får fundet metoder ved siden af email til at sælge billetterne. Dette skyldes, at jeg ønsker at have flere strenge at spille på end kun én og jeg tror på, at vi kan sælge mange flere billetter på den måde end hvis vi udelukkende er begrænset til vores nyhedsbrevsliste.
Økonomien bag
Af frygt for at dette afsnit kan gå hen og blive langt og tørt, så vil jeg forsøge at fatte mig i korthed. For mig at se, så er formålet med dette indlæg at give dig et indblik og et overblik over nogle af de ting, som det kræver at planlægge og afholde en konferencen.
Derfor vil jeg give dig et rundown på de primære omkostningsbaser, som der har været i forbindelse med EmailExpo
- Venue og forplejning af deltagerne. Omkostningen til Scandic Kødbyen var vores største udgiftspost og stod for cirka 60 % af de samlede omkostninger. I betalingen til Scandic fik vi dækket leje af lokaler (vi lejede et lokale til hovedscenen, et lokale til partnerne/kaffevogn/isvogn/morgenmad, samt et lokale til den mindre scene), samt forplejning af deltagerne (morgenmad, frokost og eftermiddags kaffe/kage).
- Livestream, videoproduktion og fotografering. Her hyrede vi Vinia Media ind og de var vores anden største udgiftspost. De leverede både livestream, kom med alt udstyr og crew, tog billeder og stod for aftermovien.
- Roll-ups, pressevæg og t-shirts til crewet fra Ackermann. Her bestilte vi altsammen fra Lasertryk.dk og en af vores dygtige designere stod for selve design og layout.
- Leje af kaffe- og isvogn. Vi ville gerne gøre lidt ekstra ud af oplevelsen for deltagerne, så vi havde også brugt penge på at leje både en kaffe- og en isvogn. De kom fra Kalles-kaffe.dk.
- Diverse (Leje af Selfiecam og videograf til interviews med deltagere). I den lille ende af skalaen finder vi vores leje af vores Selfiecam fra Selfiecam.dk, hvor folk kunne tage billeder op af vores pressevæg, samt hyren til Kion Silberg, som kom og lavede fire interviews med vores deltagere, som vi kommer til at bruge i markedsføringen af kommende EmailExpos.
- Markedsføring af eventen i forbindelse med salg af billetter. Denne her er svær, da vi primært benyttede vores nyhedsbrev til at sælge billetterne. Vi brugte dog også en del budget på både remarketing samt bred annoncering på sociale medier. Sidstnævnte var, som tidligere nævnt, ikke en succes for os.
Oplevelser på dagen
For mig var det vigtigt, at EmailExpo blev mere end blot en række af talere. Der skulle - omend det var vores første konference og egentlig fungerede som en "test" konference for os - være noget "wauv"-effekt tilstede.
Derfor havde vi fået printet en pressevæg, som man som deltager kunne få taget billede op af med vores lejede Selfiecam. Til fremtidige konferencer kommer vi dog nok til at have en fotograf stående, da det for nogle måske virkede lidt angstprovokerende at skulle stille sig op med sine kollegaer og tage et billede.
Derudover havde vi lejet både en kaffe- og isvogn for simpelthen at være lidt ekstra i forhold til forplejningen.
Ligeledes havde vi købt en hulens masse rollups. Ikke fordi de i sig selv bidrog til wauw-effekten (jo, de så pisse godt ud, bevares) men jeg er overbevist om at man, med en konference, har en unik mulighed for at skabe en følelse hos deltagerne af fællesskab ved simpelthen at 'indramme' venuen. Og det forsøgte vi at gøre med vores EmailExpo-Ackermann roll-up bannere. Man skulle føle at man var en del af noget.
Alle fra Ackermann bar derudover hvide Ackermann t-shirts, så deltagerne nemt kunne se hvem der var fra Ackermann og som man kunne spørge om hjælp.
Sidst, men nok nærmest størst, så havde vi ingen ringere end Morten Resen med som konferencier. Morten og jeg har arbejdet sammen i mange år og jeg har hjulpet ham med e-mailmarketing til hans forskellige virksomheder bl.a. Mambeno og GoLittle. Morten er en fantastisk vært og var god på både scenen og foran kameraet, hvor han i min optik tryllebandt både livestream-deltagerne og dem som var tilstede fysisk. Morten som konferencier tilførte i høj grad wauw-effekt.
Tanker om eksekvering på selve dagen
På selve dagen for EmailExpo var der en række opgaver, som alle skulle løses. Her havde jeg indkaldt samtlige fra Ackermann. Hver kollega havde ét ansvarsområde, enten alene eller sammen med andre kollegaer.
På dagen kunne du bl.a. finde vores produktchef ved check-in skranken, vores senior copywriter læse spørgsmål op fra salen, se vores COO tage i mod kaffe- og isvogn og meget andet. Alle havde opgaver - ingen var undtaget. Vi skulle løfte i flok.
Altsammen var blevet beskrevet og uddeleget i et internt brief, som jeg fik udarbejdet i ugerne op til EmailExpo. Det var min kollega Sophie som gav mig idéen til at lave det interne brief. Det førte til et 37-siders powerpoint, som kunne fungere som opslagsværk for alle i Team Ackermann i dagene op til og under konferencen:
Briefet indeholdte bl.a. plantegning over venuen, beskrivelse af alle opgaver dagen før og på dagen, beskrivelse af hver enkelt opgave, hvem der har ansvaret for hvilke opgaver osv.
Herunder finder du indholdsfortegnelsen for opgaver dagen før og på dagen for EmailExpo:
Evaluering efterfølgende
Efter konferencen var slut, fik vi sendt et spørgeskema ud til alle deltagerne, som på nuværende tidspunkt stadig er ved at blive besvaret (en uge efter konferencen).
For mig er det vigtigt, at vi lærer fra deltagerne hvad de synes fungerede ved EmailExpo - og hvad de gerne så var anderledes.
Derfor udformede jeg et spørgeskema i Typeform med følgende spørgsmål. Spørgeskemaet blev sendt på e-mail til alle deltagerne.
Spørgsmålene i vores spørgeskema:
- *VALGFRI*: Indtast din e-mail og vær med i konkurrencen om en adgangsbillet til EmailExpo 2023
- Deltog du til EmailExpo fysisk eller via livestream?
- Hvor tilfreds var du med konferencens ‘venue’ (Scandic Kødbyen)
- *VALGFRI*: har du nogle kommentarer til vores valg af venue?
- Hvor tilfreds var du med forplejningen (morgenmad, frokost, kaffe, isvogn o.l.)
- Hvor tilfreds var du med vores livestream? *VALGFRI*: har du nogle kommentarer til vores livestream?
- Hvor tilfreds var du med Morten Resen som konferencier?
- Hvor tilfreds var du med vores mobil app/virtuelle platform?
- Giv hvert oplæg, som du har hørt, point på en 1-5 skala
- Kan du finde på at deltage på en fremtidig EmailExpo konference?
- *VALGFRI*: Hvis du har nogen anden form for feedback, ris, ros eller noget fjerde, så kom med det - vi vil VIRKELIG gerne høre fra dig! 👇
Hvad så nu?
Første EmailExpo gik uden en eneste fejl på selve dagen. Vi har lært en masse, fået bekræftet nogle idéer og afkræftet andre. Og netop de læringer skal vi nu bruge til i 2023 at lave næste udgave af EmailExpo. Jeg glæder mig!
Sidst, men absolut ikke mindst, skal der lyde et kæmpe tak til alle involverede i EmailExpo 2022: hele Team Ackermann, alle talere, alle partnere som udstillede på EmailExpo, Vinia Media, Kion Silberg, Kalles-Kaffe, Scandic Kødbyen og alle andre, som bidrog til at gøre dagen mulig!