Som en voksende virksomhed er der en række opgaver og udfordringer, som opstår og som du bliver nødt til at forholde dig til. En af disse udfordringer er alle de juridiske spørgsmål.
Til dig som ikke kender til mig og min virksomhed, Ackermann, vil jeg anbefale dig lige hurtigt at tage et kig på denne side.
Mit ønske med dette formål er, at kunne hjælpe dig derude med at få indblik i hvornår en virksomhed som min begyndte at benytte fast advokatbistand, hvad var tankerne bag? Hvilke opgaver de løser? Hvordan vi går til samarbejdet og alt midt i mellem.
Det var nemlig for mig selv meget ukendt territorie, at skulle alliere mig med en advokat. Derfor tænker jeg at dette indlæg måske kan hjælpe dig, hvis du selv sidder og første gang skal finde en advokat, som du skal indgå et samarbejde med.
Jeg stiftede Ackermann tilbage i 2016 som enkeltmandsselskab, hvilket var den første juridiske beslutning der blev truffet. Selskabsformen sætter nogle fundamentale rammerne for måden, at virksomheden skal opereres på. I starten var jeg ikke bevidst nok om fordele/ulemperne ved selskabsformen.
Eller, sagt på en anden måde, jeg kiggede kun på fordelene: at jeg hurtigt kunne komme i gang og ikke skulle stille med noget selskabskapital. Jeg var studerende og min primære indtægt var min SU, så kapital til et ApS var der ikke.
Hvornår begyndte vi at bruge advokater og hvorfor?
Jeg omdannede Ackermann fra enkeltmandsselskab til ApS i 2017. Her fik jeg hjælp af vores på daværende tidspunkt fast tilknyttede revisionsselskab.
Virksomheden omsatte i 2017 (andet regnskabsår) ikke for mere end cirka 2.000.000 DKK, derfor var kompleksiteten i forretningen og i selve omdannelsen kraftigt begrænset.
I de efterfølgende år voksede virksomheden. Vi fik flere og større kunder, flere kollegaer, der begyndte at komme mellemledere, som et resultat heraf, voksede vi cirka med 60 % på omsætningen år-for-år.
Sådan fandt vi vores advokatpartner
Da vi kiggede ind i 2020, var vi ikke længere en helt lille virksomhed. I tillæg af fortsat vækst og dermed øget kompleksitet, planlagde jeg også, at skulle have min Head of Client Service på daværende tidspunkt ind som partner.
Derfor var der nu en konkret opgave, som jeg skulle have juridisk assistance til.
Samtidig havde jeg indset, at dette nok ikke ville være første eller sidste gang, at jeg fik behov for sparring på det juridsikeområde. Med det i mente var det vigtigt for mig, at finde en fast partner til den juridiskerådgivning.
Helt lavpraktisk gik jeg på Google og begyndte at lede efter advokatkontorer, som havde viden på de områder, som vi arbejder med. Det var vigtigt for mig at finde en partner, som ikke kun havde styr på det juridiske, men også havde viden indenfor IT/data og markedsføringsret, da det er nogle af de områder, som i særdeleshed påvirker den virksomhed, jeg driver.
Jeg faldt over CO:PLAY Law, som på det tidspunkt hed Integra Law, og tog kontakt til dem i slutningen af 2019.
Jeg ringede til dem og fik hurtigt lov at tale med Kim Hansen, som er en af partnerne. Kim og jeg fik arrangeret et møde, hvor han ville tage sin kollega Jonas Møllgaard Mikkelsen med.
Efter aftale troppede jeg op på deres kontor i centrum af København iført sneakers og sweatshirt, og blev mødt af begge.
Jeg ved ikke om det var bevidst, men Kim lavede en genistreg her.
Jonas og jeg matchede hinanden i energi og kemi, selvom det lyder som en beskrivelse af en date, så vurderer jeg at disse to komponenter er ekstremt vigtige i et samarbejde - professionelt såvel som privat.
Første opgave blev scopet og pris på opgaven blev aftalt, derefter gik vi igang. Jonas var ekstremt god til at følge op, svare på spørgsmål og "oversætte" det juridiske fagsprog til termer, som jeg med min cand.merc-udannelsen kunne forstå.
Sådan arbejder vi med CO:PLAY Law i dag
Efter den første opgave med udarbejdelse af ejeraftaler, og alt hvad der hører med i forbindelse med min Head of Client Services indtrædelse som partner i Ackermann, har vi løbende fået hjælp af CO:PLAY Law.
Herunder har jeg listet nogle af de opgaver, som vi løbende har fået hjælp til
- Review og tilrettelser i ansættelseskontrakter
- Udarbejdelse af barselstillæg
- Intern GDPR-projekt ifm. opbevaring af persondata på kollegaer
- Datasikkerhedsprojekt ifm. arbejde med kunder
- Review af og sikring af optimale juridiskeforhold ifm. kundekontrakter
- Hjælp til debitor håndtering og inddrivelse
Ovenstående er blot nogle af de opgaver, som vi løbende har fået hjælp til af CO:PLAY Law.
Sådan fungerer det, når vi skal have løst en opgave
Måden som samarbejder med vores advokater på, er meget ligetil. Vi har den dag i dag stadig Jonas Møllgaard Mikkelsen tilknyttet som advokat. Det betyder at det er Jonas, som jeg har den løbende dialog med.
Når der i dag i Ackermann opstår en udfordring eller et spørgsmål, som jeg kan se, kan have juridiske implikationer, tager jeg altid kontakt til Jonas for en "second opinion".
Det handler om, at være bevidst ubevidst. Jeg ved ikke, det jeg ikke ved, så derfor tager jeg fat i Jonas og beder ham vurdere om opgaven er noget, som vi skal bruge hjælp til.
Hvis det er tilfældet har jeg en aftale med Jonas om, at han laver et scope på opgaven.
Det betyder, at han fremsender mig et oversigt på e-mail over hvad opgaveløsningen vil indebærer, hvilke punkter vil blive afdækket, tidshorisont og, ikke mindst pris på deres arbejde.
Jeg har det bedst med, at vide hvad en opgave vil koste, derfor har jeg en aftale med Jonas om, at han altid udarbejder et budget til det fremsendte scope.
Hvis opgaven så ændrer karakter undervejs, taler vi sammen om hvordan dette påvirker prisen. Jeg har endnu ikke oplevet, at en opgave har ændret karakter og dermed heller ikke pris.
Jeg har ligeledes en aftale med Jonas om, at afregning først starter, når han har gjort mig opmærksom på det.
På den måde skal jeg ikke bekymre mig om lige, at sende en e-mail eller ringe op med spørgsmål om en mulig opgave. Det er super rart og gør at jeg i meget højere grad er tilbøjelig til, at tage fat i Jonas.
På den måde kommer det CO:PLAY Law som virksomhed til gode.
Pragmatisme i opgaveløsningen
I tillæg til Jonas' person, vidensniveau, måden vi scoper opgaveindhold og de faste priser på, er der et ganske fundamentalt element i den rådgivning vi modtager, som jeg er meget begejstret for.
Det er Jonas' pragmatiske tilgang til den juridiske rådgivning relativt til vores virksomhed og dens virkelighed, som vi agerer i.
Jonas har en særlig evne til, at sætte sig ind i vores virksomhed og de faktorer, som påvirker vores dagligdag og rådgive på den baggrund. På den måde sikrer vi, at det vi gør for at sikre os juridisk, også passer til den virkelighed vi agerer i.
Vi ændrer selvfølgelig praksisser i virksomheden, når og hvis der er noget, hvor det er helt galt i forhold til loven (har der ikke været enndu, skal jeg lige skynde mig at sige), men i de tilfælde hvor der er vurderingsspørgsmål, er Jonas genial til både at forklare pros/cons og samtidig rådgive ud fra et pragmatisk standpunkt.
Timeafregning vs. projektafregning
Jeg beskrev tidligere i indlægget hvordan jeg får scopet alle opgaver, som CO:PLAY Law udfører i forhold til indhold og pris.
Der har dog også været nogle opgaver, hvor vi blot har kørt ren timeafregning.
Typisk er det fast definerede projekter, som vi kører projektafregning på. Det vil sige at der bliver lavet et fast scope i forhold til indhold og pris, som der så arbejdes ud fra. Der har dog også været enkelte opgaver, som mere havde karakter af "kan-i-hjælpe-mig-med-at-undersøge-hvordan-loven-er-på-det-her-område" og dermed var af langt mindre karakter, hvor vi kørte ren timeafregning.
Jeg er dog meget større tilhænger af projektafregningen. Ikke fordi jeg regner med at det bliver billigere, men fordi jeg dermed ikke bliver overrasket over en faktura, samt hele tiden ved hvad vi bruger på vores advokater.
Relationen til din advokat
For mig er en advokat ikke blot en person, som er inde og løse en enkeltstående opgave, men i stedet en person, som du skal arbejde tæt sammen med om nogle vitale opgaver i takt med at din virksomhed vokser. dermed er relationen til din advokat alfa omega.
Jeg har været heldig at have Jonas tilknyttet.
Udover at være ekstremt kompetent, er Jonas også en fed person. Vi plejer at spise frokost sammen en gang hver 2-3. måned, hvor vi egentlig blot catcher-up og vender situationen i både Ackermann og i CO:PLAY Law.
Samtidig har vi også sendt forretning til hinanden.
Når jeg her stødt på nogle i mit netværk, som har haft udfordringer eller opgaver, som har krævet juridisk bistand, har jeg ikke været sen til at henvise dem på e-mail til Jonas. Det koster ikke mig noget, at jeg hjælper dem i mit netværk, Jonas får nye klienter og min og Jonas' relation styrkes.
Efter at have samarbejdet om en række forskellige opgaver, er Jonas blevet hvad jeg vil betegne som en trusted advisor.
Jeg kan ringe til ham når der er nogle ting, som jeg har behov for at vende, jeg ved at Jonas kender virksomheden, har styr på juridiske område og har en super god forretningsforståelse.
Hvad afgører om du skal finde en advokat til din virksomhed?
Hvis du med afsæt i ovenstående er kommet frem til, at du måske skal have fundet dig en juridiskpartner, vil jeg i dette afsluttende afsnit give dig mine tanker om hvornår du bør kigge efter en advokat.
Størrelsen på din virksomhed
I takt med at din virksomhed vokser i forhold til medarbejdere, kunder og leverandører, vil du opleve at de problemer og udfordringer, som du står med, ændrer sig fra at være nogle du selv kan løse på én dag (eller måske nogle få timer), til at være nogle som kræver viden, som du ikke selv har eller ændrer sig til nogle der, hvis du træffer de forkerte beslutninger, kan resultere i langt større problemer.
Da vi i slutningen af 2019 vælger at få CO:PLAY Law tilknyttet, omsatte vi for cirka 5.000.000 med cirka 8-9 kollegaer.
Det kan være, at du kan bruge det som en form for tommelfingerregel, men det afhænger selvfølgelig af en række andre faktorer - heriblandt kompleksiteten i din forretning.
Kompleksitet
Kompleksiteten i din virksomhed ser jeg som en betegnelse for den virkelighed, som din virksomhed agerer i.
I og med at vi sælger en service, som er af vital betydning for mange af vores kunder, og som samtidig er tæt inde omkring kundens data, er vi i en kompleks virkelighed.
Samtidig er vi relativt til vores samlede omsætningsbase, ekstremt personaletunge, dette øger derfor også kompleksiteten. Kig derfor på den virkelighed din virksomhed er i og vurdér kompleksiteten ud fra dette.
Opgavefrekvens og omfang
Et vigtigt (og måske afgørende) punkt er selvfølgelig også de opgaver, som du har brug for hjælp til.
Jeg nævnte tidligere, at vi før at vi fik CO:PLAY Law tilknyttet, f.eks. fik hjælp til selskabsomdannelsen. Det var fordi dette blot var en enkelt opgave, og at jeg på daværende tidspunkt (tilbage i 2017) ikke kunne se, at vi umiddelbart ville have flere opgaver lige foreløbig.
Da jeg så i 2019 tager kontakt til CO:PLAY Law var det netop ud fra en vurdering af, at jeg tænkte at vi nok løbende ville have opgaver, som vi ville få behov for hjælp til.
Tag derfor et realtisk kig på din virksomhed og vurdér om du kan forestille dig, at du løbende kunne få behov for sparring på alt der handler om legal.
Dit behov for sikkerhed
Dette punkt er ret springende i min bog.
Jeg har behov for at sove godt om natten og derfor er det f.eks. vigtigt for mig, at vi har styr på den interne GDPR i tilfælde af at myndighederne skulle komme på besøg, at vi har styr på kundekontrakter hvis der skulle opstå en tvist eller noget helt tredje.
Det er kort sagt et spørgsmål om sikkerhed. Og denne sikkerhed giver vores advokater os.
**
Jeg håber at ovenstående kan bruges, hvis du sidder og overvejer at få en advokat tilknyttet din virksomhed. Skriv endelig til mig på ca@ackermann.dk, hvis du har nogle spørgsmål. :-)